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Historical review of the computerization of the MNHN Fish Collection and its collaboration with FishBase
Corresponding author: Patrice Pruvost, patrice.pruvost@mnhn.fr
Documenting the evolution and transformation of natural history collection catalogues into digital online databases provides insight into the relevance and importance of processes, tools and decisions taken. This paper describes some important steps of the computerisation of the MNHN Fish Collection catalogue into the GICIM database and the onset of the collaboration with FishBase. The first specimens in the collection were catalogued in the second half of the 19th century. The initial estimate, in 1983, was 80,000 lots (a lot is a set of specimens caught in a same place in a same time and preserved in a same container) containing 1 million specimens. In 1994, about 82,000 lots were registered while most of the collection was computerised to become the GICIM database (Gestion Informatisée des Collections d’Ichtyologie du Muséum national d’Histoire naturelle / Computerised Management of the MNHN Ichthyological Collections). As of January 1st, 2022, 137,021 lots were registered containing 442,712 specimens. This early computerisation and database publication on the Web triggered a collaboration with FishBase. At the end of a first project in 1996-1997, georeferenced occurrence data for 78,000 lots were sent from GICIM to FishBase after standardisation and matching of the fields, in particular the taxon and country names. The subsequent development of the data entry interface and the structure improvement of GICIM made possible the management of additional information, and facilitated an analysis of the collection’s growth, and how the collection has been used over the past thirty years. This article highlights that specimens and their associated data are more valuable when they are placed in their historical perspective of acquisition facilitating quality control and interpretation. It also demonstrates that collections must keep the pace of the development of new technologies. Based on lessons learned during the 25 past years, the collaboration GICIM-FishBase will continue to push towards the exploration and application of new and more efficient methodologies.
Revue historique de l’informatisation de la Collection d’Ichtyologie du MNHN et de sa collaboration avec FishBase
Documenter l’évolution et la transformation des catalogues des collections d’histoire naturelle dans des bases de données numériques en ligne fournit des informations sur la pertinence et l’importance des processus, des outils et des décisions prises. Ce document décrit quelques étapes importantes de l’informatisation de la collection de poissons du MNHN dans la base de données GICIM et le début de la collaboration avec FishBase. Les premiers spécimens de la collection ont été catalogués dans la seconde moitié du 19e siècle. L’estimation du volume de la collection, en 1983, était de 80 000 lots de spécimens (ensembles de spécimens capturés au même endroit en même temps et préservés dans le même contenant, simplement ‘lots’ dans la suite) pour 1 million de spécimens (Hureau et Murail, 1988). En 1994, environ 82 000 lots étaient déjà enregistrés dans la base de données GICIM (Gestion Informatisée des Collections d’Ichtyologie du Muséum national d’Histoire naturelle / Computerised Management of the MNHN Ichthyological Collections). Au 1er janvier 2022, 137 021 lots étaient enregistrés, contenant 442 712 spécimens. Cette informatisation précoce et la publication de la base de données sur le Web ont déclenché la collaboration avec FishBase. À l’issue d’un premier projet en 1996-1997, 78 000 données d’occurrence géoréférencées ont été envoyées de GICIM à FishBase après un travail de standardisation et de mise en correspondance des champs, notamment les noms de taxon et de pays. Le développement ultérieur de l’interface de saisie des données et l’amélioration de la structure de GICIM ont rendu possible la gestion d’un nombre croissant d’informations, facilitant l’analyse de la croissance de la collection et de son utilisation au cours des trente dernières années. Cet article souligne que les spécimens et leurs données associées ont d’autant plus de valeur qu’ils sont placés dans la perspective historique de leur acquisition, ce qui facilite le contrôle de qualité et l’interprétation. Il démontre aussi que les collections doivent suivre le rythme du développement des nouvelles technologies. Sur la base des leçons apprises au cours des 25 dernières années, la collaboration GICIM-FishBase continuera à pousser vers l’exploration et l’application de nouvelles méthodologies de manière plus efficace.
